n8n, Zapier oder Make? Automatisierungstools für kleine Unternehmen im Vergleich

Entscheidet sich ein Unternehmen für seine erste Automatisierung, rückt die Frage nach dem Prozess schnell hinter die Frage nach dem Werkzeug: n8n, Zapier oder Make? Alle drei tun im Grunde dasselbe — sie verbinden Anwendungen und übertragen Daten zwischen ihnen, ohne manuelle Arbeit —, unterscheiden sich aber im Preismodell, in der technischen Einstiegshürde und darin, wie viel das Unternehmen in die Wartung des Systems investieren will. Im Folgenden konkrete Zahlen, nicht nur Meinungen.

Zapier: der einfachste Start, am schnellsten steigende Kosten

Zapier ist der älteste und bekannteste Anbieter — die Oberfläche ist sehr einfach, und es gibt unzählige Integrationen. Der kostenlose Plan bietet 100 Aufgaben pro Monat, der Professional-Plan startet bei 19,99 USD/Monat für 750 Aufgaben, und der Team-Plan ab 69 USD/Monat für 2.000 Aufgaben mit Zusammenarbeit für bis zu 25 Personen. Das Problem zeigt sich bei der Skalierung: Eine „Aufgabe" wird für jeden Schritt einer Automatisierung gezählt, sodass ein aufwendigerer Workflow (mehrere Bedingungen, mehrere Apps) das Limit schneller verbraucht, als es zu Beginn scheint. Für ein Unternehmen mit einem einfachen Prozess (z. B. ein neuer Lead aus einem Formular → CRM) ist das weiterhin eine gute Wahl. Bei mehreren parallelen Automatisierungen können die Kosten überraschen.

Make: mehr Flexibilität, Bezahlung pro Vorgang

Make (früher Integromat) bietet einen visuelleren, umfangreicheren Szenario-Editor und ein Abrechnungsmodell auf Basis von Credits statt Aufgaben — der kostenlose Plan umfasst 1.000 Credits pro Monat, Core ab 12 USD/Monat für 10.000 Credits, und Pro (von Make selbst empfohlen) ab 21 USD/Monat bei gleichem Limit, aber mit zusätzlichen Funktionen. Make kommt besser als Zapier mit komplexerer Logik zurecht (Verzweigungen, Schleifen, Dateiverarbeitung), die Lernkurve ist aber steiler — das ist kein „Klicken und fertig"-Tool mehr.

n8n: Open Source, Self-Hosting und volle Kontrolle

n8n zeichnet sich dadurch aus, dass es sich selbst hosten lässt — die Community Edition ist kostenlos und Open Source (über 205.000 Sterne auf GitHub), das heißt, es gibt keine Gebühren für „Aufgaben" als solche — die einzigen Kosten sind der eigene Server. Genau deshalb bauen wir bei Obieg die meisten Umsetzungen auf diesem Werkzeug auf: Der Kunde zahlt einmal für Umsetzung und Wartung, nicht für jeden weiteren Workflow-Lauf. Die Cloud-Version von n8n (für Unternehmen, die keinen eigenen Server verwalten wollen) startet bei 20 €/Monat für 2.500 Workflow-Ausführungen, über 50 €/Monat (10.000 Ausführungen) bis zum Business-Plan ab 667 €/Monat mit vollständigem Self-Hosting und SSO. n8n wächst sehr schnell — das Unternehmen meldete 2025 ein Umsatzwachstum von rund 775 % im Jahresvergleich, erreichte im April 2026 100 Millionen USD ARR, und die Bewertung stieg von 2,5 Milliarden USD (Oktober 2025) auf 5,2 Milliarden USD nach einer Finanzierungsrunde mit Beteiligung von SAP im Mai 2026. Die Community Edition gibt 1,7 Millionen aktive monatliche Workflow-Ersteller an.

Kurzvergleich

Welches Werkzeug in der Praxis wählen

Hat ein Unternehmen einen einfachen Prozess zu automatisieren und keine Zeit für die Umsetzung — liefert Zapier das schnellste Ergebnis. Gibt es mehrere Prozesse und wird komplexere Logik gebraucht, aber kein eigener Server gewünscht — ist Make ein vernünftiger Mittelweg. In den meisten Umsetzungen empfehlen wir n8n, und das nicht aus Sympathie für Open Source: Bei mehreren parallelen Automatisierungen (was nach dem ersten Jahr Automatisierungsnutzung die Realität der meisten kleinen Unternehmen ist) beginnt das Preismodell „pro Aufgabe" bei Zapier oder „pro Credit" bei Make unverhältnismäßig zum Wert zu wachsen, den die Automatisierung liefert. Self-Hosted n8n hat höhere Einstiegskosten — es muss eingerichtet und gewartet werden, was wir für Kunden als Teil der Umsetzung übernehmen —, aber die Grenzkosten einer weiteren Automatisierung oder einer weiteren Ausführung liegen praktisch bei null.

Ein weiteres Argument für n8n im Jahr 2026: Die native Integration von KI-Modellen und Agenten-Knoten sorgt dafür, dass dasselbe Werkzeug sowohl starre Workflows als auch Prozesse abdeckt, die Bewertung oder Interpretation erfordern — ohne Plattformwechsel, wenn der Prozess wächst.